Sve što trebate znati o putnim nalozima i dnevnicama.
Putni nalozi i dnevnice važan su dio poslovne dokumentacije svakog poduzeća čiji zaposlenici odlaze na službena putovanja. Pravilno vođenje putnih naloga nije samo zakonska obveza, već i ključan element za kontrolu troškova i porezno priznate rashode. U ovom vodiču detaljno ćemo objasniti što su putni nalozi, kako ih pravilno ispuniti, obračunati dnevnice i druge troškove te kako izbjeći najčešće pogreške.
Putni nalog je dokument kojim poslodavac upućuje zaposlenika na službeno putovanje. Služi kao temelj za obračun troškova službenog putovanja i njihovo priznavanje kao porezno priznatih rashoda. Pravilno ispunjen putni nalog važan je iz nekoliko razloga:
Prije nego što krenemo s praktičnim koracima, važno je razumjeti zakonski okvir koji regulira putne naloge i dnevnice:
Prema ovim propisima, poslodavac je dužan nadoknaditi zaposleniku troškove nastale tijekom službenog putovanja, a zaposlenik je dužan podnijeti izvješće o putovanju i priložiti dokumentaciju o nastalim troškovima.
Putni nalog mora sadržavati određene elemente kako bi bio valjan. Evo što svaki putni nalog mora sadržavati:
Putni nalog izdaje se prije početka službenog putovanja. Postupak izdavanja putnog naloga uključuje sljedeće korake:
Tijekom službenog putovanja, zaposlenik treba voditi evidenciju o svim nastalim troškovima i prikupljati dokumentaciju (račune, karte, itd.). Također, treba voditi evidenciju o vremenu prelaska granice (za inozemna putovanja) i vremenu dolaska i odlaska iz pojedinih mjesta.
Nakon povratka sa službenog putovanja, zaposlenik treba obračunati putni nalog. Obračun uključuje:
Nakon obračuna, putni nalog se predaje na likvidaciju. Postupak likvidacije uključuje:
Dnevnice su naknade za pokriće troškova prehrane i drugih troškova tijekom službenog putovanja, osim troškova prijevoza i smještaja. Visina dnevnice ovisi o državi u koju se putuje i trajanju putovanja.
Za službena putovanja u Bosni i Hercegovini, dnevnica iznosi do 30 KM (prema Uredbi o naknadama troškova za službena putovanja FBiH). Dnevnica se obračunava na sljedeći način:
Za službena putovanja u inozemstvo, visina dnevnice ovisi o državi u koju se putuje. Ministarstvo financija propisuje iznose dnevnica za pojedine države. Dnevnica se obračunava na sljedeći način:
Zaposlenik je bio na službenom putovanju u Njemačkoj od 1.6.2023. u 8:00 do 3.6.2023. u 20:00. Dnevnica za Njemačku iznosi 70 EUR (prema važećoj Odluci o visini dnevnica za službena putovanja FBiH).
Obračun:
1.6.2023. - putovanje je trajalo 16 sati = 1 dnevnica (70 EUR)
2.6.2023. - putovanje je trajalo 24 sata = 1 dnevnica (70 EUR)
3.6.2023. - putovanje je trajalo 20 sati = 1 dnevnica (70 EUR)
Ukupno: 3 dnevnice = 210 EUR
Dnevnice se umanjuju ako je tijekom službenog putovanja osigurana prehrana. Umanjenje se vrši na sljedeći način:
Ako zaposlenik koristi privatni automobil za službeno putovanje, ima pravo na naknadu troškova. Naknada se obračunava na sljedeći način:
Za korištenje privatnog automobila u službene svrhe, potrebno je voditi evidenciju o prijeđenim kilometrima. Evidencija treba sadržavati:
Pripremite predloške putnih naloga koji sadrže sve potrebne elemente
Vodite evidenciju o izdanim putnim nalozima i njihovom statusu
Čuvajte putne naloge i prateću dokumentaciju najmanje 5 godina
Osigurajte da zaposlenici znaju kako pravilno ispuniti putni nalog i koje troškove mogu prijaviti
Razmislite o korištenju specijaliziranog softvera koji olakšava vođenje putnih naloga
Pravilno vođenje putnih naloga ključno je za uredno poslovanje svakog poduzeća čiji zaposlenici odlaze na službena putovanja. Slijedeći korake i savjete iz ovog vodiča, osigurat ćete da vaši putni nalozi budu vođeni u skladu sa zakonskim propisima i dobrim poslovnim praksama.
Ako imate dodatna pitanja ili trebate pomoć oko vođenja putnih naloga, naš stručni tim stoji vam na raspolaganju. Kontaktirajte nas za besplatne konzultacije ili posjetite našu stranicu s uslugama za više informacija o našim knjigovodstvenim uslugama.
Napomena: Ovaj vodič služi kao općeniti pregled vođenja putnih naloga i obračuna dnevnica. Za specifične savjete prilagođene vašem poslovanju, preporučujemo da se obratite našem stručnom timu.